CIO’s en hoofden Automatisering moeten hun IT-staf nog eens goed tegen het licht houden. Te vaak ontbreekt het aan medewerkers die tweetalig zijn, die zowel IT goed kennen als begrijpen wat er in de business omgaat. Van een bedrijfsjurist verwacht je dat hij het managementteam in een bedrijf op zodanige wijze kan adviseren over de juridische implicaties van bedrijfsplannen, dat het management er zijn beslissingen op kan baseren. Die vaardigheid moet een IT-afdeling zich ook eigen maken.” Dat zegt Ken McGee van Gartner op de vraag hoe de kloof tussen business en IT gedicht moet worden. Een vraag die uitgelokt werd door zijn advies aan IT-directeuren, om nu te beginnen met het maken van plannen voor groei.
McGee sprak onlangs op het Gartner-evenement ‘IT and the Economy’ in Utrecht. McGee hield zijn toehoorders voor dat ze historische tijden meemaken. “U hebt nog nooit zo’n slechte economische periode meegemaakt als de afgelopen twee jaar, en nog nooit was er zoveel IT in gebruik tijdens een diepe crisis. Maar het herstel is aanstaande, al is nog onduidelijk wanneer dat ingaat. Maar duidelijk is wel dat 2010 het belangrijkste jaar wordt voor de rest van uw carrière: het jaar waarin u voorbereidingen moet treffen voor herstel.”
De grootste fout die IT-managers kunnen maken, is volgens McGee dit moment te laten passeren zonder reflectie op de toekomst. In McGee’s ogen moeten CIO’s ten minste de volgende vragen onder ogen zien.
1 Wat betekent cloud computing voor het bedrijf? “Cloud computing is inmiddels een haalbare kaart. Voordat je een beslissing neemt over modernisering van je IT-infrastructuur, die mogelijk miljoenen kost, moet je evalueren wat cloud computing voor je kan betekenen en wat de voors en tegens zijn”, zegt McGee.
2 Kan de budgettering substantieel verbeterd worden? In veel bedrijven heeft de IT-afdeling nog te veel het karakter van ‘u vraagt, wij draaien’, meent McGee. Een gestructureerde vorm van ‘activity-based costing’ ontbreekt bijvoorbeeld vaak, waardoor het inzicht op de kosten van IT voor afzonderlijke activiteiten ontbreekt. IT-managers moeten ook serieus overwegen wat ‘zero-based costing’ voor hun bedrijf kan betekenen. Bij deze vorm van budgetteren wordt afscheid genomen van de veronderstelling dat uitgaven waaraan men zich in eerdere jaren gecommitteerd heeft, gewoon doorlopen. Ieder jaar moeten alle uitgaven, als van toepassing opnieuw, gesanctioneerd worden.
3 Hoe word ik als CIO de CEO van IT? “CIO’s zijn in feite de CEO van een groot bedrijf, als je kijkt naar wat er in IT omgaat. Dat impliceert dat ze grip moeten krijgen op de financiële kant van de zaak”, zegt McGee. Zijn eerste advies: huur een financieel directeur voor de IT-afdeling. Daarnaast kan het verstandig zijn de medewerkers te trainen in contractonderhandelingen. “Want de leveranciers zijn op zeker getraind.” Ook moet een CIO zich afvragen of hij wel weet wie er allemaal geautoriseerd zijn om hardware, software of diensten te kopen. “Maak leveranciers duidelijk dat de rekening alleen betaald wordt als er een handtekening van een van deze mensen onder het contract staat.”
4 Welke informatie verstrek ik mijn leidinggevenden? Volgens McGee moet een CIO zich afvragen of hij altijd voldoende informatie aan zijn directie verstrekt om een geïnformeerde beslissing te nemen. Daartoe behoort bijvoorbeeld ook een opmerking over de vraag of een investeringsvoorstel al of niet tot stand is gekomen na een vergelijking van offertes van verschillende leveranciers.
Andersom moeten CIO’s ook steeds controleren of uitgaven die op IT geboekt worden, ook voor rekening van IT moeten komen.
5 Moet ik medewerkers aansporen carrière te maken buiten de IT-organisatie? Kennis van en ervaring met IT worden van steeds minder belang bij de selectie van leidinggevende IT-functionarissen, stelt McGee. Ervaring in een managementpositie in een businessunit buiten de IT wordt veel hoger gewaardeerd, en is bij veel bedrijven al voorwaarde. “IT-medewerkers met ambities moet je wellicht dus op het juiste spoor zetten”, aldus McGee.
6 Moet ik inzetten op kostenbesparing of op het verhogen van de bedrijfsomzet door IT-innovatie? Veel CIO’s zijn het speuren naar vermijdbare kosten na de inspanning van de afgelopen jaren wat moe, zegt McGee. Maar de directie zal verdere besparingen blijven vragen. Anderzijds nadert het keerpunt in de economie waarmee de recessie tot een eind komt, en dat schreeuwt gewoonweg om investeren.
7 Valt de IT-organisatiestructuur te verbeteren? Een goede indicatie van de kwaliteit van je IT-organisatiestructuur kun je vinden door je ontwikkelaars te vragen wanneer en hoe lang ze ongestoord kunnen werken. Het antwoord zal vaak schrikken zijn, stelt McGee.
8 Wilt u nog verantwoordelijk zijn voor het dagelijks reilen en zeilen van de IT-infrastructuur? CIO’s moeten afwegen of ze nog wel verantwoordelijk willen zijn voor ‘operations’, zegt McGee. Zeker wanneer een CIO geen IT-achtergrond heeft, kan hij zich wellicht beter concentreren op het plannen, bouwen en implementeren van systemen, en het draaiende houden van de IT-infrastructuur uitbesteden.
9 Hoe wilt u IT-innovatie leiden? In het traditionele model identificeert iedere divisie zijn eigen innovatiemogelijkheden, en zorgt IT dan voor de oplossing. Maar bent u ook in staat vanuit de IT verbetermogelijkheden in de bedrijfsdivisies te identificeren en deze ook mogelijk te maken met IT-innovaties?
10 Waar legt u de nadruk bij de IT-innovatiedoelstellingen? De vraag waar een IT-investering het beste rendeert, zal voor ieder bedrijf anders liggen. Toch is er wel een algemene richtlijn, stelt McGee. De meeste IT-investeringen hebben tot nog toe betrekking gehad op projecten die de bedrijfsprocessen na het sluiten van een koop ondersteunen. Bedrijfsprocessen rond het zoeken van ‘leads’ en het sluiten van de koop zijn in IT-termen grotendeels braakliggend terrein. Alle kans, dus, dat IT-investeringen daar veel kunnen betekenen.
11 Kun je tegen 2013 één grote bedrijfsinformatie/IT-uitdaging opgelost hebben? Daarbij moet je volgens McGee denken aan het type vragen als: hoe kan ik voorspellen wanneer de smaak van de klanten verandert, of wanneer en in welke mate zal een IT-investering de winst verhogen? Wellicht los je het probleem niet op, maar door jezelf een uitdaging te stellen, geef je wel richting aan de investeringen.
Bron: Automatiseringsgids, Jelle Wijkstra