Valerie Goncalves, manager marketing en communicatie bij ASPA is ervan overtuigd dat het voor kantoorinrichters belangrijk is om multifunctionele interieuroplossingen te bieden die het nieuwe werken faciliteren. Daarbij komt volgens haar, dat de identiteit en uitstraling van de organisatie door het nieuwe werken versterkt worden. ‘Ontwikkelingen op maatschappelijk, economisch en technologisch gebied hebben de mogelijkheden en eisen van zowel werknemers als werkgevers veranderd. De invulling van de werkzaamheden en de inrichting van de werkplek moeten daardoor mee veranderen. Werknemers willen comfort en ondervinden dat in een flexibele werkomgeving die past bij de werkzaamheden die zij op dat moment moeten verrichten. Hoe beter de omgeving past bij de betreffende taak, hoe efficiënter er gewerkt kan worden. De verhoogde productiviteit en het gevoel van welbevinden bij de werknemer zijn dus voor zowel werknemer als werkgever positieve effecten van het nieuwe werken’, aldus Gonçalves.
Harald Westerman, commercieel directeur bij JBK kantoormeubilair en projectinrichting, is niet zo kapot van de term het nieuwe werken. ‘Ik noem het liever anders werken. Het is niet zo dat iedereen het fout deed en dat het nieuwe werken ervoor gaat zorgen dat iedereen het goed doet. Een organisatie moet eerst eens kritisch in de spiegel kijken, bedenken wat er anders kan, in plaats van de werkwijze van Microsoft te kopiëren. Dat is een veel te standaard concept, het is niet in iedere organisatie toepasbaar en is ook zeker niet altijd rendabel. Dat het zo in de belangstelling staat komt alleen door een goede marketing van Microsoft’, aldus Westerman.
Het ‘waarom’
Er zijn een aantal factoren die bepalen waarom bedrijven het nieuwe werken introduceren. Een van de belangrijkste is het versterken van het imago en de identiteit. Een bedrijf wil zijn identiteit vertalen naar de inrichting van het gebouw. Volgens Klaas Aalbers, manager marketing bij Gispen, nemen bedrijven vaak zelfs een architect of een vormgever in de arm om zo hun eigen ideeën op papier te laten zetten. ‘De standaardoplossing is niet meer genoeg. Met het interieur willen ze naar hun klanten en personeel uitstralen dat ze daadwerkelijk bezig zijn met het nieuwe werken.’
Westerman is niet altijd gelukkig met de soms overdreven manier waarop bedrijven zich willen profileren met hun imago. ‘De meeste bedrijven zeggen met hun inrichting ‘kijk eens wij doen aan het nieuwe werken’, maar vraag ze niet waar ze mee bezig zijn, dat weten ze zelf vaak niet eens’.
Ook Saskia Boon, workplace consultant bij Steelcase heeft de imagotrend opgemerkt, maar volgens haar speelt de kostenbesparing een nog grotere rol. ‘Organisaties gaan steeds bewuster om met de huisvestingskosten. Ze willen minder vierkante meters gebruiken. Om dat te realiseren moet er meer flexibiliteit worden doorgevoerd in de werkomgeving’.
Om vierkante meters te besparen wordt er ook steeds meer thuis gewerkt. Volgens Westerman heeft dit echter niet altijd nut. ‘Je hebt ook bedrijven waar de meeste werknemers binnen een straal van 2 kilometer van het bedrijf wonen. Waarom zou je je werknemers dan laten thuis werken? Als ze echt ver weg wonen en ze hebben veel last van de files, dan is zinvol. Maar dat is voor ieder bedrijf anders. Op kantoor kun je ook heel productief zijn’.
De commercieel directeur van JBK is van mening dat thuiswerken een nadelig effect kan hebben op de communicatie tussen werknemers onderling. Hij pleit juist voor een open inrichting van kantoren. ‘Daarbij komt dat het management wel vertrouwen moet hebben in het personeel dat zij thuis hun werk gewoon doen. Een werknemer krijgt een klus mee naar huis en die moet gewoon gedaan worden. Werken op een communicatief verantwoord ingericht kantoor levert betere prestaties op en de arbeidsvreugde gaat ook omhoog.'
Gonçalves: ‘Bedrijven hechten meer waarde aan gezamenlijke en overzichtelijke werkplekken, dan aan thuiswerken. Dat merken wij duidelijk aan de productverandering. Er is veel vraag naar duowerkplekken, groepswerkplekken en vergadermeubilair.'
Introduceren
Het nieuwe werken introduceer je echter niet zomaar. Bedrijven moeten zich afvragen wat ze willen bereiken met het nieuwe werken en welke strategische stappen ze daarvoor gaan zetten. Een integrale aanpak op het gebied van organisatie, technologie en inrichting is belangrijk voor het slagen van het nieuwe werken. ‘Veel bedrijven zitten momenteel in die transitie fase. Het is een verandering die je als organisatie doormaakt, dus dat kost tijd’, aldus Boon.
Om de bedrijven daarbij een handje te helpen gaat Klaas Aalbers, marketing manager bij Gispen in gesprek met de betreffende klant. ‘We stellen vragen over de manier waarop het bedrijf functioneert en welke aspecten van het nieuwe werken het zwaarste bij hen tellen. Wat me overigens opvalt, is dat de meeste bedrijven flexibiliteit boven aan het lijstje hebben staan.’
Dat kan Gonçalves bevestigen. ‘Vroeger zag je bedrijven met veel kleine kantoortjes en een directeur met een eigen kamer, een groot bureau en een grote kast waar hij vervolgens 30 jaar zat. De vraag is veranderd en je ziet een duidelijke verschuiving van vaste werkplekken naar mobiele en flexibele werkplekken en de integratie van technologie in de werkplek. Als bedrijven bij ons komen om een stap richting het nieuwe werken te zetten is de vraag vaak gericht op de aankoop van tafels en stoelen die de door gebruiker gemakkelijk kunnen worden ingesteld en aangepast. Veel van onze klanten beseffen echter dat het nieuwe werken een integrale aanpak verreist.’
De klanten van Steelcase lijken een ander aspect belangrijker te vinden. ‘Het gaat erom dat je mensen in staat stelt het werk te doen op de manier waarop ze dat zelf willen en met wie ze dat willen. Diversiteit in de werkomgeving wordt daarom steeds belangrijker. Denk daarbij aan bijvoorbeeld ontmoetingsplekken en concentratieruimtes’, aldus Boon.
De workplace consultant van Steelcase merkt net als Gonçalves op dat er steeds meer technologie wordt geďntegreerd in het meubilair. Daarom ontwikkelde de kantoorinrichter onder andere de media:scape, een combinatie van meubilair en technologie. Je kunt er meerdere laptops op aansluiten en zo digitale gegevens uit wisselen. ‘Als je met zijn allen rond de tafel zit kun je gemakkelijk communiceren en informatie delen’, aldus Boon.
Ook Gispen introduceert nieuwe producten en speelt in op de multifunctionaliteittrend. ‘Waar je vroeger een zogenoemde beeldschermtafel tegen kwam, kom je nu een tafel tegen waaraan je ook kunt vergaderen of brainstormen’, aldus Aalbers. Toch lijkt de manager voorzichtig met zijn woorden. ‘Natuurlijk spelen wij in op de ontwikkelingen van het nieuwe werken. Het is alleen niet zo dat je van de een op andere dag ineens allemaal producten gaat aanbieden die aansluiten op de nieuwste ontwikkelingen. De producten die we vorig jaar hebben ontwikkeld voldoen ook nog steeds. Het nieuwe werken is een vrij continu principe. Op het moment krijgt het een bepaalde inhoud en lading, maar 5 jaar geleden waren we ook al met het nieuwe werken bezig.’
JKB echter komt niet met producten die zich richten op het nieuwe werken. Westerman: ‘Wij leveren geen meubilair onder de noemer het nieuwe werken. De inrichting die wij leveren is oplossingsgericht en zal zorgen voor een zo productief mogelijke werkomgeving. Daarmee richt je het kantoor dusdanig in dat het je bedrijf winst oplevert. Hiermee krijg je zowel blije medewerkers als tevreden klanten, maar ook daadwerkelijk goede prestaties zodat je meer geld kunt verdienen.'
De commercieel directeur heeft overigens zijn twijfels over de levensvatbaarheid van het nieuwe werken. ‘Het is een mooie term natuurlijk, bedrijven denken waarschijnlijk dat ze zich kunnen onderscheiden als ze zeggen: ‘wij doen aan het nieuwe werken’, maar het is gewoon een containerbegrip. Ik denk dat over een jaar of 3 het nieuwe werken alweer verdwenen is. Dan komt er weer een andere modeterm, maar uiteindelijk komt het allemaal op het hetzelfde neer.’
Bron: Eline Cox, Weekblad Facilitair en Gebouw